Automatiza el circuito completo de una consulta entrante en una pyme: recibe los datos del formulario de la web, los normaliza, los envía a un modelo de IA que clasifica la consulta (comercial, soporte o administración), le asigna una urgencia, genera un resumen y un borrador de respuesta, lo registra todo en una hoja de cálculo y avisa al equipo por email, devolviendo mientras tanto una confirmación al visitante.
Tiempo de puesta en marcha estimado: entre 30 y 60 minutos si ya tenés n8n funcionando y las credenciales a mano.
flujo-consultas-pyme-n8n.json — plantilla completa con siete nodos, comentada en español y sin credenciales dentro. Uso libre, también comercial, citando la fuente.
Descargar JSONQué necesitás antes de empezar
- Una instancia de n8n, en la nube o autoalojada. La versión autoalojada es gratuita y suele bastar para una pyme.
- Una clave de API de un proveedor de IA. La plantilla apunta a la API de OpenAI, pero el nodo es una llamada HTTP genérica: se puede cambiar por Anthropic, Google u otro cambiando la URL y el cuerpo.
- Una cuenta de Google si querés el registro en hoja de cálculo, y una cuenta de correo para el aviso al equipo.
- Un formulario web que pueda enviar los datos por POST a la URL del webhook.
Nodo por nodo
Consulta entrante (webhook)
Recibe por POST los datos del formulario de la web en la ruta /consulta-web. En n8n hay una URL de prueba y otra de producción: la de producción solo funciona con el flujo activado.
Normalizar datos
Un nodo de código que unifica los nombres de campo (nombre, email, teléfono, mensaje) y añade el origen y la marca de tiempo. Es el único nodo que hay que tocar si tu formulario usa otros nombres.
Clasificar y redactar (IA)
Llamada HTTP al modelo con instrucciones para devolver siempre un JSON con categoría, urgencia, resumen y borrador de respuesta. La temperatura está baja (0,2) para que las respuestas sean estables, y el prompt prohíbe inventar precios o plazos.
Extraer resultado
Interpreta el JSON del modelo y lo combina con los datos de la consulta. Si el modelo devolviera algo mal formado, el flujo no se rompe: marca la consulta como "otro" con urgencia media.
Registrar en hoja de cálculo
Añade una fila con todos los campos a una hoja de Google. Es el histórico que después te permite saber cuántas consultas entran, de qué tipo y en qué franja horaria.
Avisar al equipo
Envía un email con la urgencia y la categoría en el asunto, el resumen, los datos de contacto y el borrador de respuesta para revisar antes de enviarlo.
Responder al formulario
Devuelve una confirmación al visitante para que la web pueda mostrar el mensaje de "consulta recibida".
Cómo importarla, paso a paso
- Descargá el archivo JSON desde el botón de arriba.
- En n8n, entrá en Workflows → Import from File y seleccioná el archivo descargado.
- Abrí el nodo de IA y creá una credencial de tipo Header Auth con el nombre
Authorizationy el valorBearer TU_CLAVE. - Abrí el nodo de la hoja de cálculo, conectá tu cuenta de Google y reemplazá
REEMPLAZAR_ID_DE_TU_GOOGLE_SHEETpor el identificador de tu documento. - Abrí el nodo de aviso y poné la dirección real del equipo en lugar de
REEMPLAZAR@TU-EMPRESA.COM. - Probá el flujo con el botón de test y una consulta ficticia, revisando el resultado nodo por nodo.
- Activá el flujo y apuntá tu formulario a la URL de producción del webhook.
Al importar en versiones distintas de n8n puede que algún nodo pida confirmar sus parámetros: abrilo, revisá los campos y guardá. Los nombres de nodo no deberían cambiarse, porque el nodo Extraer resultado hace referencia a Normalizar datos por su nombre.
Tres variantes que suelo montar
Entrada por WhatsApp
Se cambia el webhook por la integración de WhatsApp Business y el resto del flujo queda igual.
Derivación por urgencia
Un nodo condicional después de la clasificación: las consultas urgentes avisan por Telegram o SMS y el resto solo por email.
Respuesta con tu documentación
Se añade una búsqueda en tu base de conocimiento antes de la llamada al modelo, para que el borrador use tus datos reales en lugar de generalidades.
Antes de ponerla en producción
- Datos personales. La consulta incluye nombre, email y teléfono: revisá qué información sale hacia el proveedor de IA y desactivá el uso de tus datos para entrenamiento en la configuración de la cuenta.
- Aviso en el formulario. Informá en la política de privacidad de que se usan herramientas automatizadas para clasificar y preparar respuestas.
- Revisión humana. La plantilla genera un borrador, no envía respuestas al cliente por su cuenta. Es deliberado: mantené la revisión al menos los primeros meses.
- Coste. Con un modelo pequeño el coste por consulta es de céntimos, pero conviene poner un límite de gasto en el panel del proveedor.
Más contexto legal en la guía IA generativa y RGPD para pymes españolas.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla
¿Necesito saber programar para usar esta plantilla?
No para ponerla en marcha: la importación y la configuración de credenciales se hacen desde la interfaz de n8n. Solo hay dos nodos de código, ya escritos y comentados, y únicamente hace falta tocarlos si los campos de tu formulario tienen nombres distintos.
¿n8n es gratuito?
La versión autoalojada de n8n es de código abierto y se puede usar sin coste de licencia, asumiendo el del servidor donde se instale. También existe una versión en la nube de pago. Para una pyme con pocos flujos, la autoalojada suele ser suficiente.
¿Puedo usar Claude o Gemini en lugar de OpenAI?
Sí. El nodo de IA es una llamada HTTP genérica: cambiando la URL del endpoint, la cabecera de autenticación y el formato del cuerpo, funciona con cualquier proveedor que ofrezca una API de chat. La lógica del resto del flujo no cambia.
¿La IA responde directamente a mis clientes?
No, y es a propósito. La plantilla genera un borrador de respuesta y lo envía al equipo por email para que alguien lo revise y lo envíe. Automatizar el envío directo es posible, pero conviene hacerlo solo después de varias semanas midiendo la calidad de los borradores.
¿Qué pasa si la IA falla o devuelve algo raro?
El nodo Extraer resultado captura el error y marca la consulta como categoría «otro» con urgencia media, de modo que el aviso al equipo y el registro se producen igual. Nunca se pierde una consulta por un fallo del modelo.
¿Puedo usar la plantilla en un proyecto comercial?
Sí, podés usarla y modificarla libremente, también en proyectos de clientes. Si la publicás o la compartís, indicá la fuente con un enlace a esta página.
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¿La adaptamos a tu negocio?
Si querés la versión con tu formulario, tu CRM y tus reglas de derivación, lo montamos juntos y queda documentado para tu equipo.